Informativa privacy

Versione 1.0

Informativa sul trattamento dei dati personali

Soci e richiedenti l'adesione — art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679. Versione 1.0.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è la Compagnia Arcieri Castel Viscardo B.A.S. (Base Associativa Sportiva), codice fiscale 90022610555, con sede legale presso il Campo di tiro "Franco Cortignani", località Macchietto, Viceno, 05014 Castel Viscardo (TR), rappresentata dal Presidente pro tempore, Andrea Papini.

Per qualsiasi richiesta sul trattamento dei dati: info@arciericastello.it.

L'Associazione non è tenuta a nominare un Responsabile della protezione dei dati (DPO).

2. Quali dati trattiamo

  • Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, sesso, residenza, email, telefono.
  • Per i soci minorenni, anche i dati del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, email, telefono.
  • Dati del documento d'identità di chi sottoscrive la domanda (tipo e numero). Non conserviamo la copia del documento.
  • Dati sulla domanda e sui consensi: data e ora di invio, indirizzo IP e tipo di browser usati, versione dell'informativa e dello statuto accettati e momento in cui sono stati aperti; per chi conferma la lettura dell'informativa con il link personale ricevuto per email, data, ora e indirizzo IP della conferma. Servono a dimostrare quando e come la domanda è stata presentata e i consensi sono stati dati.
  • Dati sul rapporto associativo: data di ammissione, quote versate, tesseramento CSEN, cariche ricoperte, partecipazione alle assemblee, eventuale cessazione.
  • Immagini (foto e video durante le attività), solo se ci dà il consenso (punto 3, lettera f).

Oggi non trattiamo dati sulla salute: per l'attività non agonistica di tiro con l'arco il certificato medico non è richiesto. Se in futuro fosse necessario, riceverà un'informativa specifica prima della raccolta.

3. Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica

Finalità Base giuridica
a) Valutare la domanda di adesione e gestire il rapporto associativo: libro soci, quote, convocazioni delle assemblee, comunicazioni sulla vita dell'Associazione Esecuzione del rapporto associativo e di misure richieste dall'interessato (art. 6.1.b)
b) Tesserarla al CSEN, con la relativa copertura assicurativa, e, dall'iscrizione dell'Associazione nel Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche (RASD), comunicarvi i tesserati Esecuzione del rapporto associativo (art. 6.1.b) e obblighi di legge (art. 6.1.c; D.Lgs. 36/2021 e 39/2021)
c) Adempimenti contabili e fiscali Obbligo di legge (art. 6.1.c)
d) Conservare la prova della domanda e dei consensi, proteggere il sistema informatico e registrare le operazioni che vi si svolgono Obbligo di dimostrare la correttezza del trattamento (artt. 5.2 e 7.1) e legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f)
e) Tutelare i diritti dell'Associazione in caso di controversia Legittimo interesse (art. 6.1.f)
f) Pubblicare foto e video delle attività sul sito e sui canali social dell'Associazione Consenso, facoltativo e revocabile in ogni momento (art. 6.1.a)

Conferimento dei dati. I dati per le finalità a), b) e c) sono necessari. Senza di essi la domanda non può essere accolta, perché non è possibile iscriverla nel libro soci né tesserarla al CSEN. Il consenso per la finalità f) è facoltativo: se non lo dà, non ci sono conseguenze sull'adesione.

4. Come trattiamo i dati

I dati sono trattati con strumenti elettronici, nel gestionale web dell'Associazione. Il gestionale è ospitato sui server di SupportHost OÜ (Tallinn, Estonia), fornitore di hosting, in un datacenter in Germania.

Vi accedono solo i componenti del Consiglio Direttivo e le persone autorizzate dal Consiglio, ciascuna per le sole sezioni necessarie al proprio incarico. Le misure di sicurezza comprendono:

  • accesso con credenziali personali;
  • connessione cifrata (HTTPS);
  • copie di sicurezza periodiche;
  • un registro delle operazioni che non si può alterare senza lasciare traccia.

Gli eventuali documenti cartacei sono custoditi presso la sede.

5. A chi comunichiamo i dati

  • CSEN (Centro Sportivo Educativo Nazionale), per il tesseramento e la copertura assicurativa. CSEN tratta i dati come titolare autonomo, secondo la propria informativa.
  • La compagnia assicurativa della polizza CSEN, tramite CSEN, solo in caso di denuncia di un infortunio.
  • Dipartimento per lo Sport e Sport e Salute S.p.A., che gestiscono il RASD, come titolari autonomi.
  • Fornitori di servizi tecnici (hosting, posta elettronica, manutenzione del gestionale), nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28.
  • Autorità pubbliche, quando la legge lo richiede.

I dati non sono diffusi. Fanno eccezione le immagini, solo con il suo consenso.

6. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I dati non sono trasferiti fuori dall'Unione europea.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

  • Domanda ritirata dal richiedente con il link ricevuto per email: cancellata subito.
  • Domanda non accolta, o accolta ma senza versamento della quota nel termine: 12 mesi dalla comunicazione dell'esito, per consentire l'eventuale appello all'Assemblea previsto dallo statuto. Poi i dati vengono cancellati. Restano soltanto il nominativo, l'esito e la motivazione riportati nel verbale del Consiglio Direttivo: il verbale fa parte dei libri sociali, che l'Associazione deve conservare.
  • Soci: per tutta la durata del rapporto associativo e per 10 anni dalla sua cessazione. Il periodo corrisponde alla conservazione delle scritture contabili (art. 2220 c.c.) e al termine di prescrizione ordinario (art. 2946 c.c.). Al termine, i dati sono cancellati o resi anonimi.
  • Prova della domanda e dei consensi: per lo stesso tempo dei dati a cui si riferisce.
  • Immagini: fino alla revoca del consenso. Dopo la revoca non pubblichiamo nuove immagini e rimuoviamo quelle già pubblicate sui nostri canali, per quanto tecnicamente possibile.

8. I suoi diritti

In ogni momento può chiedere di:

  • accedere ai suoi dati e ottenerne copia;
  • rettificarli;
  • cancellarli;
  • limitarne il trattamento;
  • riceverli in un formato leggibile da un computer (portabilità);
  • opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse.

Può anche revocare il consenso alla pubblicazione delle immagini (artt. 15–22 del Regolamento). La revoca non rende illecito il trattamento svolto prima.

Basta scrivere a info@arciericastello.it. Risponderemo entro un mese.

Se ritiene che il trattamento violi il Regolamento, può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Soci minorenni

Per i minori di 18 anni, la domanda e il consenso facoltativo sono presentati da chi esercita la responsabilità genitoriale (art. 15 dello statuto), che esercita anche i diritti descritti al punto 8.

10. Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato e non effettuiamo profilazione. La domanda di adesione è decisa dal Consiglio Direttivo.

11. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata. Ogni versione è numerata e datata. In caso di modifiche rilevanti, i soci ne sono informati per email.